5 inzichten voor succesvolle online co~creatie
Floor Govers
06 apr 2020
Een groot deel van ons werk bestaat uit samen dingen onderzoeken, denken en maken. Dialoogkracht is één van onze kernactiviteiten; échte gesprekken die veranderkracht in organisaties los maken en draagvlak creëren. Daar moeten nu we nu andere manieren voor vinden. Gelukkig zijn wij, creatief denkers, flexibel van geest en vrijwel altijd nieuwsgierig. Dus zijn we hier vol enthousiasme ingedoken. Graag delen we onze eerste inzichten!
1. Allereerst: een goede voorbereiding. Dit is essentiëler dan ooit nu contact zo’n andere vorm heeft gekregen. Dat start natuurlijk bij de techniek: wie werkt met welke programma’s en wie kunnen we nog op weg helpen om programma’s eigen te maken? We zorgen dat iedereen de juiste techniek al voor de meeting voldoende beheerst. Daarbij vinden we het erg belangrijk dat iedereen in kan bellen met beeld. Non-verbale communicatie is namelijk belangrijk, digitaal of niet: gezichtsuitdrukkingen/interactie geven ons een hoop informatie. Bij de voorbereiding zorgen we ook dat we een duidelijke rolverdelingen hebben afgesproken en bepalen we wat ook achteraf nog kan om geen kostbare tijd te verliezen.
2. We zijn gewend handen te schudden en bij de inloop van sessies raak je al met elkaar in gesprek en leren deelnemers elkaar kennen. Dit missen we nu en daarom gebruiken we ‘icebreakers’ om los te komen. Bij de learning morning deden wel bijvoorbeeld met z’n allen een wave (iets waarvan we nu al vinden dat we dat moeten blijven doen als we weer ‘analoog’ sessies organiseren). Bij andere meetings, zoals met iedereen van het consortium In My Backyard Please, deden we een ‘check in’: hoe zit je erbij? Dit biedt een fijn startpunt voor een open gesprek. Het voorstellen duurt dan wat langer dan we gewend zijn, maar is niet minder belangrijk. Daar houden we dus nu wat extra tijd voor gereserveerd.
3. Presenteren gaat niet heel anders dan anders, alleen nu delen we onze presentatieschermen online. Leuk in bijvoorbeeld Zoom is dan anderen ook op je scherm kunnen schrijven zodat je samen dingen aan kan wijzen. Ook kunnen we anderen in onze ontwerpprogramma’s of op onze flipovers laten meekijken. Dat was even spannend of dat wilde werken, maar bleek wonderwel te gaan! Zo hebben we inmiddels al een conceptontwerp van een vernieuwend zonnepark gemaakt samen met de WUR!
4. Wat wel anders is bij een presentatie is dat reacties of feedback nu specifiek uitgevraagd worden. In plaats van het stellen van een open vraag aan de groep, spreken we specifiek mensen aan. Zo missen we geen input en gaan mensen niet door elkaar heen praten. Doet men dat wel, dan moet de voorzitter wat strenger optreden dan normaal. En het leuke is: iedereen vindt dat oké!
5. Natuurlijk gaat het niet altijd zoals we hopen en ‘loopt er weleens iemand vast’. We hebben geleerd dan ook niet langer dan 5 minuten onafgebroken te spreken en checken tussendoor of alles goed te volgen is en of er vragen zijn. Dit is ook om te zorgen dat mensen niet afgeleid raken. Want die kans is een stuk groter als je thuis achter een scherm zit (bijvoorbeeld doordat je wegdroomt bij het naar buiten kijken, als er plots een kat op je schoot springt of als er een kleuter naar binnen rent). Dus zorgen we altijd voor een plan B. Eén van ons heeft telefoonnummers van deelnemers achter de hand. Valt er iemand uit? Dan bellen we die in en houden we de telefoon bij de speaker. En de presentatie sturen we ook altijd van tevoren even op. Zo kan iedereen toch alles nog blijven volgen mocht er iets misgaan.
Binnenkort staan er een heel aantal co-creatie sessies op de planning. Hiervoor zijn we voornemens Mural te gebruiken. We hebben het binnen het team al flink uitgeprobeerd en zijn erg enthousiast! Daar gaan we ongetwijfeld nog een blogpost aan wijden. Als er tot die tijd mensen zijn die nog tips hebben voor onze eerste echte co-creatie sessie op Mural, dan horen we dat graag!
Wil je in jouw organisatie ook aan de slag met online co-creatie? We denken graag mee!
marieke@designinnovationgroup.nl / tel: 0618809248
